Jeśli przytrafił Ci się zwrot towaru lub udzielasz rabatu, jesteś zobowiązany do wystawienia faktury korygującej. Dotyczy to również przypadków pomyłek lub zmian, który wpłyną na wysokość podatku VAT. Sposób sporządzania tego dokumentu księgowego może się różnić w zależności od sytuacji. Ważne, by dokładnie sprawdzić, jak postępować z taką fakturą i jak powinna ona być ujęta w ewidencjach.
Korekta faktury – to musisz wiedzieć!
Kiedy konieczne będzie wystawienie korekty faktury? Istnieje kilka sytuacji, w których będzie to obowiązkowe. Jeśli udzielona zostaje obniżka ceny w postaci rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty lub gdy dochodzi do upustu ceny po dokonaniu sprzedaży, nie ominie nas korekta faktury. Podobnie jest w sytuacji zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, a także zwrotu całości lub części zapłaty nabywcy. Inne okoliczności, w których konieczne jest wystawienie faktury korygującej, to podwyżka ceny lub wystąpienie pomyłki w którejś z pozycji na fakturze. Mamy zatem trzy różne grupy. W pierwszej zmniejszamy podstawę opodatkowania, w drugiej ją zwiększamy, w trzeciej zaś korygujemy powstałe pomyłki.
O czym nie możemy zapomnieć wystawiając korektę faktury? Od roku 2014 musi ona zawierać konkretne elementy, niezależnie od powodu jej wystawienia. Jeśli nie zawrzemy w dokumencie korygującym poniższych danych, faktura będzie błędna.
- wyrazy: “faktura korygująca” lub “korekta”;
- kolejny numer faktury oraz datę jej wystawienia;
- przyczyna wystawienia faktury korygującej;
- nazwa towaru lub usługi, których dotyczy korekta;
- dane z faktury, do której wystawiamy fakturę korygującą:
- data wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (lub numer NIP-UE);
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (lub numer NIP-UE);
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- kwota korekty podstawy opodatkowania lub kwota korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej – w sytuacji, w przypadku, gdy korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwotę podatku należnego
- w innych przypadkach – prawidłowa treść korygowanych pozycji
Korekta faktury, faktura korygująca a nota korygująca
Ważne, by odpowiednio rozróżniać fakturę korygującą od noty korygującej. Pomimo zbieżności nazw, nie są to te same dokumenty. Różnią się zakresem danych, który podlega korekcie, przy czym w przypadku noty jest on zdecydowanie ograniczony. Pozwala ona na wprowadzenie poprawek w przypadku tych danych, które nie dotyczą kwot ani podatku. Jeśli do faktury wkradła się literówka w nazwie firmy lub błędnie wpisaliśmy datę, nie trzeba kłopotać się z przygotowywaniem faktury korygującej. W takich przypadkach wystarcza nota, choć wystawienie faktury korygującej również będzie możliwe. Trzeba tylko pamiętać, że nie działa to w drugą stronę, ponieważ nota ma znacznie węższe pole zastosowań i nie odnosi się do wartości liczbowych.
Jeśli na fakturze pojawił się błąd dotyczący miary i ilości dostarczanych towarów, konieczna będzie faktura korygująca. Podobnie jest w przypadku zakresu świadczonych usług. Wszelkie pomyłki w kwocie rabatu także nie kwalifikują się pod notę korygującą. Błędy dotyczące wartości dostarczonego towaru lub wykonywanych usług, to kolejny przypadek wymagający faktury korygującej. To samo tyczy się pomyłek w sumie wartości sprzedaży netto (z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku), kwocie podatku (od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku) oraz ogólnie należnej kwocie.
Warto wiedzieć, że dopuszczalna jest korekta faktury dotycząca wszelkiego rodzaju pomyłek, w każdej pozycji faktury. Nie ma żadnych konkretnych wytycznych co do charakteru błędów, zatem nie musimy martwić się, czy dane uznane przez nas za błędne kwalifikują się do wystawienia faktury korygującej.